Categorie Theorieën & Processen (retentie-management.com)
Het voorbereiden van het ontslaggesprek

Dit is de tweede blog in de reeks over het ontslaggesprek. In de eerste blog werden de basisbeginselen uitgelegd. Deze blog gaat over het voorbereiden van het ontslaggesprek. Een HR professional die een ontslagesprek gaat voeren moet dit goed voorbereiden. Enerzijds heeft dat te maken met het doel van het gesprek. Anderzijds heeft het ook te maken met de sterke emoties die naar voren kunnen komen tijdens het gesprek. Maar welke voorbereidingen moet HR dan treffen?

Het voorbereiden van het ontslaggesprek

1. Inventariseer alle noodzakelijke informatie

De basis van een goede voorbereiding ligt bij een compleet dossier, waarin alle gesprekken en gebeurtenissen ten aanzien van de medewerker schriftelijk zijn vastgelegd (bijvoorbeeld verslagen van functioneringsgesprekken, incidenten en persoonlijke omstandigheden van de medewerker).

2. Lijst alle argumenten op

Iemand wordt om één of meerdere redenen ontslagen. Voor diegene die het gesprek gaat voeren is het belangrijk te weten wat deze argumenten zijn. Tijdens het gesprek zal de HR professional zich echter beperken tot maximaal 3 kwantificeerbare en objectief aantoonbare redenen. Een overvloed werkt namelijk contraproductief en verlaagt de acceptatie.

Daarnaast is het ook aangewezen om de positieve eigenschappen van de ontslagkrijger te inventariseren zodat de HR professional kan anticiperen op tegenargumenten enerzijds en anderzijds de ontslagkrijger kan helpen met het uitkiezen van een nieuwe route.

3. Denk na over de juridische en financiële regelingen alsook praktische punten

Voor het ontslaggesprek moeten de juridische en financiële consequenties die het ontslag voor de medewerker zal hebben duidelijk zijn. Om dergelijke regelingen helder in kaart te brengen binnen de mate van het mogelijke kan er hier, indien nodig, beroep worden gedaan op een specialist ter plaatse bijvoorbeeld een jurist.

Behalve de juridische en financiële regelingen waar over nagedacht moet worden, bestaan er ook een heleboel praktische zaken waar de HR professional best aan denkt.

Enkele voorbeelden:

  • Beschikt de ontslagkrijger over een (lease)wagen? Hoe en wanneer moet deze worden overgedragen?
  • Beschikt de ontslagkrijger over een creditcard op naam van de organisatie? Of over een parkeerkaart?
  • Heeft de ontslagkrijger nog apparatuur of eigendommen van de organisatie thuis (computer, bedrijfskleding, literatuur)?
  • Heeft de ontslagkrijger sleutels van (delen van) gebouwen, kamers of kasten in zijn bezit? Of een toegangspas?
  • Heeft de ontslagkrijger toegang tot computers, bijvoorbeeld in de vorm van codes of paswoorden?

4. Denk na over periode na de ontslagaanzegging

Naast de praktische zaken moet de HR Professional in samenspraak met het management van de organisatie en de lijnmanager ook nadenken over hetgeen de organisatie wil doen met de resterende periode. In de meeste gevallen resteren er namelijk nog enkele weken voordat de arbeidsrelatie daadwerkelijk eindigt. Hoe moeten deze dagen, weken, maanden worden ingevuld rekening houdend met het belang van de toekomst van de ontslagen werknemer? Denk hierbij aan:

  • afronding of overdracht van lopende projecten;
  • overdracht van accounts;
  • inwerken van de (nieuwe) medewerker die het takenpakket van de ontslagkrijger geheel of gedeeltelijk moet gaan overnemen.

Los van de invulling moet de organisatie ook nadenken over het al dan niet aanbieden van hulp aan de ontslagen medewerker. Denk hierbij aan outplacement, een ander vorm van bemiddeling of het geven van sollicitatietijd.

5. Beeld in hoe de betrokkene zal reageren

Iedereen reageert anders op ‘slecht’ nieuws. Dit maakt het anticiperen op de reactie van de betrokkene er voor de HR professional niet makkelijker op. Niettemin zijn er een aantal aanknopingspunten waar de HR professional gebruik van kan maken. Bijvoorbeeld: wat zullen de financiële gevolgen voor de persoon in kwestie zijn?

Dit was de tweede blog uit de reeks van het ontslaggesprek en ging over het voorbereiden van het ontslaggesprek. De volgende blog in deze reeks gaat over de verschillende fasen van het ontslaggesprek.

[box type=”info” style=”rounded”]Deze blog heeft het ontslaggesprek als thema. Klik op de hyperlink voor de beste blogartikelen over het ontslaggesprek.[/box]

3 antwoorden
  1. Jacqueline Landman - interim HR adviseur
    Jacqueline Landman - interim HR adviseur zegt:

    Hi Lodi, goed verhaal.
    Als aanvulling: bedenk je opening van het gesprek vooraf om niet in een valkuil te trappen.
    Met om de hete brij heen draaien, breng je de medewerker in een situatie van “hang yourself”. Hij zal de conclusie al snel zelf trekken, maar de verstandhouding bekoelt dan ook snel.
    Of “pil vergulden” na het brengen van de boodschap, ook niet doen. Maak je besluit niet mooier dan het is, want de voordelen die jij bedenkt, wegen niet op tegen het grootste nadeel van ontslag, je werk verliezen.
    Groet van Jacqueline

    Beantwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.