het vliegwielmodel van J.J. Phillips
Stap 8: communicatie bij retentiemanagement

Dit artikel maakt onderdeel uit van het vliegwielmodel van J.J. Philips. Het vliegwielmodel stond destijds centraal in mijn scriptie. Nu staat het centraal in het e-book: Retentiemanagement – een ROI benadering en de reden is simpel. De impact van dit model is namelijk supergroot. In dit achtste artikel leg ik de achtste stap uit: communicatie bij retentiemanagement.

het vliegwielmodel van J.J. Phillips

het vliegwielmodel van J.J. Phillips

We zijn bij de laatste, maar niet onbelangrijke, stap in het vliegwielmodel van J.J. Phillips beland en deze luidt: maak aanpassingen en ga door. Ik vind het sterk van J.J. Phillips dat hij ruimte heeft gelaten in zijn model voor deze stap. Hiermee bewijst hij ook dat het binden en boeien van werknemers nooit stilstaat. Integendeel verandering is de enige constante die er is.

Vervolgacties zijn noodzakelijk

Het lijkt mij ook evident dat er met alle verkregen data (uit de voorgaande stappen) iets moet worden gedaan. Enerzijds moet dit worden gecommuniceerd naar alle betrokken partijen en anderzijds moeten er, indien nodig, aanpassingen worden gemaakt. Dit laatste is net zo belangrijk als de resultaten op zichzelf. Vandaag vertel ik echter over de communicatie bij retentiemanagement.

Waarom communicatie bij retentiemanagement noodzakelijk is

Het communiceren van de data is net zo kritisch als het implementeren van de retentiemaatregelen. Er zijn een aantal redenen waarom het communiceren van de resultaten belangrijk is.

  • communication is necessary to make improvements
  • communication is necessary to explain contributions
  • communication is a sensitive issue
  • various target audiences need different information

De principes rond communicatie

Er zijn een negental principes die een organisatie in acht moet nemen ongeacht de boodschap, de toehoorder en het medium. Deze worden hieronder aangehaald en kort besproken.

1 De tijd

De resultaten moeten zo snel mogelijk worden gecommuniceerd afhankelijk van mogelijke standaard communicatiekanalen (bvb in een nieuwsbrief).

2 Toehoorder selectie en aangepaste communicatie

Afhankelijk van de boodschap en de inhoud daarvan moeten er andere toehoorders worden geselecteerd (bvb. toestemming krijgen voor een maatregel gebeurd best bij het management team). Dit werkt ook vice versa in die zin dat ook de communicatie (lees: boodschap) moet worden aangepast aan de toehoorders, zodat zij enkel horen wat voor hen interessant is en voldoet aan hun verwachtingen. Philips (2003) vindt het uitzoeken een typische taak voor HR.

3 Kies gepaste media

Pas de media aan naargelang de boodschap en de toehoorders (bvb. face-to-face meetings met lijn-(lijn)managers om een retentiemaatregel te bespreken in plaats van een email).

4 Eenduidige en bescheiden boodschap

Feit en fictie moeten worden gescheiden evenals statements en meningen. Hiervoor is duidelijke, eenduidige en bescheiden communicatie nodig.

5 De consistentie van de communicatie

Het communicatieproces dient consistent te verlopen volgens de policy van een organisatie anders wekt dit argwaan.

6 Meer respect leidt tot meer respect

Als de persoon die de boodschappen overdraagt veel respect getuigd, dan zullen zijn boodschappen met veel respect worden onthaald in tegenstelling wanneer iemand weinig tot geen respect heeft.

7 De reputatie van het communicerende departement

Meningen zijn moeilijk te veranderen daarom speelt de reputatie van het departement dat de boodschap overdraagt eveneens een grote rol bij tot de aanname van de boodschap (bvb. als iemand reeds gelooft in de kracht van het HR-departement zal de boodschap gegeven door HR eerder worden geaccepteerd).

8 Plan de te communiceren boodschap zorgvuldig

Elke boodschap moet zorgvuldig worden gepland om het maximale resultaat te behalen. Met het oog op de retentiemaatregelen vertaalt zich dat in alle voorgaande principes.

Hoe communiceren van de boodschap?

Wellicht de moeilijkste boodschap inzake communicatie is het communiceren van de boodschap. Niettemin zijn hier, afhankelijk van de toehoorders en het medium, meerdere mogelijkheden voor.

Van zodra er van continue feedback wordt voorzien ontstaat er een wisselwerking in feedback en verzameld de organisatie de nodige gegevens. De feedback die de organisatie terugkrijgt kan eveneens worden verwerkt in het project zodat er aanpassingen gedaan kunnen worden. Maar aan dit feedbackproces zijn een aantal voorwaarden verbonden:

  • communiceer het zo snel mogelijk en houdt de gegevens zo simpel mogelijk
  • onderzoek wie de feedback moet krijgen
  • gebruik de negatieve gegevens constructief
  • ben waakzaam met het gebruiken van positieve gegevens
  • kies een gepaste taal
  • vraag zelf ook om feedback
  • vraag de klant om referenties
  • gebruik steun en confrontatie aandachtig
  • reageer en handel naargelang de gegevens
  • verzeker de toestemming van elke betrokken partij
  • houd het proces kort

De organisatie haar communicatie middelen

Een organisatie heeft meerdere manieren (bvb. intranet) om iedereen in de organisatie te bereiken met belangrijke informatie. Zo ook met informatie betreffende retentie. Om elke werknemer de belangrijkheid van retentiemanagement te laten ervaren kunnen de interessante project resultaten worden meegenomen. Dit creëert een gemeenschappelijkheid tussen de verschillende werknemers en de organisatie. Als het management schrijft dat zij hier volledig achterstaan, zal dat ook bijdragen tot een grote acceptatiegraad. Een manier om de boodschap persoonlijker te maken kan een organisatie gebruik maken van verhalen van mensen die mee hebben gewerkt aan dit project.

Hoe noodzakelijk acht jij de communicatie omtrent het uitgevoerde project? Welke communicatiemiddelen moet een organisatie hiervoor gebruiken volgens jullie? Welke andere principes hebben jullie nog bedacht?

[box type=”tick” style=”rounded”]Wilt u zelf aan de slag met het vliegwielmodel? Ga dan naar de bibliotheek, de kennisbank en/of de webshop.[/box]

2 antwoorden

Trackbacks & Pingbacks

  1. […] stap 8: communicatie bij retentiemanagement […]

  2. […] over dit onderwerp.Powered by WP Greet Box WordPress PluginVorige week schreef ik nog over de communicatie bij retentiemanagement. Hierbij focuste ik me op de communicatie die tijdens de laatste stap van het vliegwielmodel moet […]

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *