Categorie Theorieën & Processen (retentie-management.com)

Een medewerker vertrekt. Wat met de gevoelige kantoorinformatie?

Organisaties hebben altijd schrik wanneer medewerkers vertrekken en zij vertrouwelijk of in elk geval gevoelige kantoorinformatie meenemen. Langs de ene kant lijkt deze schrik ongegrond en moeten zij uitgaan van het goede in elke (vertrekkende) medewerker. Langs de andere kant is deze schrik (deels) terecht. Uit onderzoek van Iron Mountain, dat reeds in 2012 werd gepubliceerd, blijkt dat 32% van de medewerkers meer dan eens vertrouwelijk kantoorinformatie meeneemt of doorstuurt. Hoe zit dat bij u in de organisatie? Welk beleid heeft u opgesteld wanneer medewerkers (vrijwillig) vertrekken?

32% neemt gevoelige kantoorinformatie mee

32% van de medewerkers die wel eens vertrouwelijke kantoorinformatie meeneemt of doorstuurt. Dat vind ik een hoog percentage. De onderzoekers nuanceren hun resultaten door te schrijven dat slechts 7% van de medewerkers dit met kwade opzet doet in een situatie waarbij zij bij de organisatie blijven.

Ligt dit aan de vertrekkende medewerker?

Dit percentage verandert echter naar 32% wanneer de medewerker de organisatie (vrijwillig) verlaat. Het hoge percentage is dus de schuld van de vertrekkende medewerker. Een al dan niet vrijwillig vertrekkende werknemer aast op de gevoelige informatie van hun voormalige werkgever. In andere woorden het zijn zij die het percentage flink omhoog drijven. Dit doet denken aan opzet en/of misbruik.

Zijn deze medewerkers altijd schuldbewust?

De vraag die ik me hierbij onmiddellijk stelde is: doen die medewerkers dat allemaal bewust? De manier waarop de onderzoekers hun resultaten publiceerden doet vermoeden van wel. Zij schreven namelijk ‘azen op gevoelige informatie’ terwijl zij ook een ander woord voor azen hadden kunnen gebruiken. Daarbovenop vraag ik me ook af of de (vertrekkende) medewerkers die zich hier schuldig aan maken weten dat het om vertrouwelijke kantoorinformatie gaat? Een andere manier om naar het aspect van bewustzijn te kijken.

Waarom wordt er gevoelige kantoorinformatie meegenomen?

Behalve de schuldvraag zou ik ook willen waarom medewerkers dan (al dan niet bewust) die kantoorinformatie meenemen? De onderzoekers komen met de volgende antwoorden. Veruit de belangrijkste drijfveer (72%) voor de stelende medewerker is dat hij/zij denkt dat de gestolen kantoorinformatie nuttig is of kan zijn voor zijn/haar nieuwe baan. Daarna is de belangrijkste motivering dat de vertrekkende medewerker zich mede-eigenaar voelt, omdat hij of zij heeft meegewerkt aan de totstandkoming van de informatie (66 procent). Auch.

Is 32% niet wat veel?

Als professional met een HR achtergrond vind ik niet dat wij één derde van de medewerkers over dezelfde kam mogen scheren. En het lijkt mij zeer sterk dat 1) 32% van de medewerkers zich bewust schuldig maakt aan het doorsturen of meenemen van gevoelige kantoorinformatie en 2) dat er überhaupt 32% van de medewerkers deze informatie doorsluist op welke manier dan ook. Voor mijn gevoel klopt hier iets niet. Hoe denken jullie hierover?

Wie zijn de onderzoekers?

Persoonlijk kende ik de onderzoekers niet daarom ben ik Iron Mountain gaan opzoeken. Nu blijkt dat zij aan informatiebeheer doen. Dit ruikt dus naar spreken voor eigen parochie. Op zich is daar niets mis mee (ik schrijf dit blogartikel bijvoorbeeld ook met als achterliggend doel om mijn diensten en producten te kunnen verkopen), maar waar ik wel over struikel is hoe de onderzoekers tot dit resultaat gekomen moeten zijn. Ik kan me namelijk niet voorstellen dat mensen vrijwillig en met hun volle verstand antwoorden op vragen als “heeft u ooit bewust gevoelige kantoorinformatie gestolen?”, wel?

Het opstellen van beleid bij vertrekkende medewerkers is cruciaal

De grap is wel dat de onderzoekers afsluiten met een conclusie waar ik me volledig kan achter scharen (weliswaar om andere redenen). Organisaties met verloop (kortom elke organisatie) moet een beleid uittekenen, opstellen en naleven voor wanneer medewerkers de organisatie (vrijwillig) verlaten. Dit beleid wordt idealiter geijkt op het uitstroomproces (spreken voor eigen parochie) en houdt rekening met deze gevoelige kantoorinformatie.

U hoort de vraag wellicht al aankomen. Maar weten uw medewerkers welke kantoorinformatie vertrouwelijk is en welke niet? Wie van jullie heeft dit vastgelegd in een beleid? En is dat geijkt op het uitstroomproces? Ik ben benieuwd naar jullie comments!

 

Voor dit blogartikel heb ik mijn inspiratie hier vandaan gehaald. 

Wilt u alles weten over exitgesprekken? Koop dan het e-book: Manage uw uitstroom als een Beste WerkgeverDeze blog heeft het exitgesprek als thema. Klik op de hyperlink voor alle artikelen met dit thema.

2 antwoorden
  1. Ad de Beer
    Ad de Beer zegt:

    Gevoelige informatie lekt altijd. Zo komen concurrenten vaak heel snel en soms zelfs eerder met nieuwe producten op de markt.
    Waar men zich blijkbaar minder druk om maakt is het vertrek van talent en kennis. Te vaak zie ik dat kennis niet geborgd wordt. Waar de ICT afdeling op vrijdag de zaak plat legt om de back-ups te maken, wordt er maar zelden een backup gemaakt van de kennis van medewerkers.
    En tot slot, waarom vertrekt een medewerker? Niet omdat hij het allemaal zo geweldig vind bij zijn baan, want dan heeft hij geen reden om te vertrekken toch? Iedereen heeft de mond vol van duurzaam personeelsbeleid (er is geen discipline zo hype gevoelig als personeelszaken) maar met een verloopgeneigdheid van ruim 70% moet je toch vraagtekens zetten bij de implementatie van duurzaamheid.

    Beantwoorden
    • Lodi Planting
      Lodi Planting zegt:

      Klopt wat je zegt over het borgen van kennis. Daar verschijnt binnenkort ook een stuk over. Veel te weinig organisaties die zich daar druk om maken. Ook een leuke kritische opmerking over duurzaam personeelsbeleid. Als je het zo stelt, dan kan er inderdaad niet over duurzaam worden gesproken!

      Beantwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.