8 cruciale elementen in het voorbereiden van een functioneringsgesprek

Minimaal 1 keer per jaar is het weer tijd. Je houdt met je medewerkers een functioneringsgesprek. En laat me raden: je vindt het niet leuk om te doen.

Wat soms voelt als een vervelende en verplichte taak voor jou is ontzettend belangrijk voor je medewerkers. Zeker als er misschien een salarisverhoging aan vastzit.

Als je je zo voelt dan is het makkelijk om fouten te maken en daarmee het enthousiasme, de motivatie en de performance naar beneden te halen.

De realiteit is echter dat functioneringsgesprekken unieke mogelijkheden zijn voor managers om betrokkenheid en motivatie van medewerkers te vergroten.

Daarom is het belangrijk om tijd te steken in het voorbereiden van een functioneringsgesprek. Je vergroot daarmee aanzienlijk de kans dat zo’n gesprek ook echt een moment wordt dat een boost geeft aan de motivatie en betrokkenheid van je medewerkers.

Hier zijn 8 cruciale elementen in het voorbereiden van een functioneringsgesprek:

1. Zorg voor eerlijke feedback. Een van de grootste fouten die je als manager kunt maken is het verbloemen van feedback.  Je medewerkers hebben recht op eerlijke en serieuze feedback over hun prestaties, zodat zij een kans hebben om zich te verbeteren. Je mensen zullen je meer vertrouwen en respecteren als je eerlijk bent tegen ze over hun prestaties.

2. Voorkom verrassingen. Er moet in zo’n gesprek geen enkele verrassing zitten. Jammer genoeg lopen medewerkers vaak aan tegen verrassingen in een functioneringsgesprek, vooral als het gaat over slechte performance. Dat geeft onmiddellijk een breuk in vertrouwen. Zorg voor regelmatige gesprekken gedurende het jaar waarin je je medewerkers feedback geeft over hoe zij het doen. Hiermee bouw je aan motivatie doordat je ze laat zien welke vorderingen ze maken. Of je kunt corrigeren wanneer het verkeerd gaat.

3. Onderbouw met voorbeelden. Stel je wilt iets zeggen over slechte performance. Bijna elke medewerker zal jou vragen naar specifieke voorbeelden om wat je beweert te onderbouwen. Zeg nooit iets van een punt van zwakte of een verbeterpunt zonder dat je specifieke voorbeelden hebt om je punt te onderbouwen. Als je zegt: ik vind dat je klachten van klanten niet goed afhandelt, zorg dan dat je tenminste twee voorbeelden hebt die je kunt delen. Je kunt dan ook bespreken hoe zulke situaties wel afgehandeld moeten worden.

4. Spreek over gedrag. Geen enkele medewerker zal positief commentaar over zijn persoonlijkheid tegenspreken. Als je zegt: je hebt zo’n fantastische houding, dan zal je medewerker glimlachen en knikken. Als je zegt: je heb een slechte houding, dan leg je de focus op persoonlijkheid, niet op performance. Als een medewerker een slechte houding heeft, geef dan specifieke voorbeelden van het gedrag van die medewerker die bij jou dat gevoel veroorzaken. Spreek altijd over gedrag, niet over persoonlijkheidskenmerken.

5. Richt je op het gehele jaar. Zelfs als je medewerkers fantastische dingen hebben gerealiseerd in de loop van het jaar, bestaat er een neiging om alleen dat te bespreken wat recent is gebeurd. Als je dat doet dan kunnen medewerkers makkelijk in de modus komen van: mijn functioneringsgesprek is over een aantal maanden, dus ik zet er nu even vaart achter. Maak notities gedurende het jaar en zorg ervoor dat in het functioneringsgesprek de prestaties van het gehele jaar naar voren komen. Zeker positieve performance.

6. Bewaar de koetjes en kalfjes voor een andere keer. Functioneringsgesprekken moeten geen monologen zijn, maar trap niet in de valkuil om algemene vragen te gaan stellen om zo het gesprek op gang te brengen. Vraag ook niet naar ideeën om je bedrijf of afdeling te verbeteren. Bewaar dat voor een andere keer. Functioneringsgesprekken moeten alleen over de medewerkers gaan. Vraag of ze ergens tegen aan lopen, of ze de juiste instrumenten hebben om hun werk goed uit te voeren, of ze assistentie nodig hebben. Vraag hoe jij kunt helpen om hen succesvol te laten zijn. Bewaar het praten of koetjes en kalfjes voor een andere keer.

7. Vraag feedback over jezelf. Hiermee suggereer ik niet om de focus van je medewerkers op jou te richten. Wat ik wel suggereer is om twee simpele vragen te stellen: “Geef ik je genoeg richting en ondersteuning bij je doelen en je taken?” en “Is er iets waar ik meer van zou moeten doen of juist minder volgend jaar om je te helpen succesvol te zijn.” De performance van jouw teamleden is een reflectie van jouw vaardigheid als manager. Dit gesprek is dus heel geschikt om feedback te vragen over jouw managementstijl. Daarbij bouw je bij het vragen van feedback en het goed ontvangen daarvan vertrouwen op bij je medewerkers.

8. Focus op de toekomst. Leren van het verleden is alleen waardevol als je er ook wat mee doet in de toekomst. Gebruik de informatie uit het functioneringsgesprek voor groei- en ontwikkelkansen voor het komend jaar. Welke training on-the-job of opleiding is nodig bij deze medewerker? Is er extra coaching gewenst? Wat zijn nieuwe, uitdagende doelstellingen die kunnen worden neergezet? Op welke manier kun je de sterke kanten van je medewerker inzetten voor klussen in het komen jaar? Als je laat zien dat je de ontwikkeling van je medewerkers belangrijk vindt en daar ook echt wat mee doet, dan zorgt dat voor hogere bevlogenheid en betrokkenheid.

Het voeren van een functioneringsgesprek hoeft geen pijnlijke, vervelende, zware taak te zijn. Als je het met de juiste mindset benaderd, dan kan het juist een hele goede mogelijkheid zijn om bevlogenheid en betrokkenheid bij je mensen te vergroten.

Dit artikel is geschreven door Marianne Schutten. Wil je nog meer gratis tips voor het creëren van bevlogen medewerkers? Abonneer je dan op haar e-magazine via www.employeedynamics.nl/gratis. Je ontvangt dan bovendien het gratis e-boekje: 6 sleutels voor het creëren van bevlogen medewerkers in je mailbox.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.