Categorie Tips (retentie-management.com)

7 tips bij het voeren van een ontslaggesprek

In het kader van een goed gesprek past mijn inziens ook het ontslaggesprek. Hier is op dit platform al veel aandacht geschonken. Maar vandaag botste ik op 7 tips voor het voeren van een ontslaggesprek. Laat ons deze tips eens bekijken.

De basisbeginselen van het ontslaggesprek

Een ontslaggesprek voeren mag niet over één dag ijs gaan. De impact van dergelijk nieuws is moeilijk in te schatten. Iedereen reageert namelijk anders. Maar bedrijven die ontslaggesprekken, op een goede manier, voeren tonen blijvend respect. Daarom moet je eerst stil staan bij de basisbeginselen van het ontslaggesprek.

Ontslag is soms noodzakelijk

Het voeren van een ontslaggesprek is niet leuk. Soms is het echter noodzakelijk zowel voor de persoon als voor het bedrijf. Vanuit een ander perspectief geldt dit ook voor een ontslag om dringende redenen. Bedrijven die het gesprek aangaan tonen aan dat zij hun mensen als hoogste goed beschouwen (ook al loopt het soms anders).

7 tips bij het voeren van een ontslaggesprek

Laat ons daarom kijken naar 7 tips bij het voeren van een ontslaggesprek.

  1. Bereid je goed voor

“Jezelf goed voorbereiden is essentieel bij een ontslaggesprek. Denk van tevoren onder meer na over de manier waarop je de reden voor het ontslag brengt. Waarom moet de werknemer vertrekken en op welke argumenten is deze beslissing gebaseerd? Hierop moet je tijdens het ontslaggesprek helder antwoord kunnen geven. Bedenk dat het ontslag nooit als een totale verrassing mag komen.”

Het is inderdaad erg belangrijk om je goed voor te bereiden. Verzamel op voorhand alle informatie die je denkt nodig te hebben. Meer informatie over het voorbereiden van het ontslaggesprek krijg je als je klikt op de link.

  1. Zorg voor de juiste timing

“Denk tijdens de voorbereiding na over de juiste timing. Je werknemer moet namelijk de tijd hebben om het nieuws te laten bezinken en vragen te stellen als die naar boven komen. Vrijdagmiddag is dus geen goed moment voor een ontslaggesprek. Houd daarnaast rekening met de agenda van je werknemer. Het is niet handig als hij net na het ontslaggesprek een belangrijke afspraak heeft staan.”

Het overbrengen van de boodschap en vooral de timing hiervan behoort tot de basis van het ontslaggesprek. Hoewel de timing nooit juist gaat zijn, voer je het gesprek het beste ’s morgens in het begin van de week in een rustige en ongestoorde omgeving.

  1. Val met de deur in huis

“Bij een ontslaggesprek val je met de deur in huis. Ga niet eerst een halfuur praten over de kinderen of het weer, maar begin meteen met het slechte nieuws. Wees daarbij duidelijk in je boodschap, draai niet om de hete brij heen. Vind je het lastig om de mededeling te doen, oefen het gesprek dan thuis voor de spiegel of in een rollenspel met iemand uit je directe omgeving.”

Het met de deur in huis vallen is de eerste fase van het ontslaggesprek. Het is belangrijk dat je de regie niet uit handen geeft.

4. Bied ruimte voor een reactie

“Een ontslagaanzegging kan veel losmaken bij een werknemer. Zo kan het feit dat de werknemer zijn baan verliest allerlei vragen en soms zelfs heftige emoties oproepen. Geef de mogelijkheid om die te uiten, zonder dat je hem in de rede valt. Je werknemer moet het nieuws verwerken en daarbij draait het even niet om jou. Beantwoord intussen kalm eventuele vragen.”

De tweede fase van het ontslaggesprek is de medewerker opvangen. De ontslagen werknemer moet de kans krijgen om stoom af te blazen, te ventileren en boos te worden.

  1. Toon begrip voor de werknemer

“Het helpt om begrip te tonen voor de werknemer. Daarmee stel je hem enigszins op zijn gemak. Je kunt bijvoorbeeld aangeven dat je je kunt voorstellen dat het ontslag heel vervelend voor hem is. Als de werknemer boos of teleurgesteld is, breng je dit onder woorden. Je kunt bijvoorbeeld zeggen dat je ziet dat het hem hoog zit. Hiermee leid je de emoties in goede banen.”

Hier ben ik het niet mee eens. Meer nog begrip tonen zorgt voor verwarde emoties en kan de discussie aanzwengelen. In die zin behoort het tot één van de grootste valkuilen bij het ontslaggesprek.

  1. Houd voet bij stuk

“De werknemer zal wellicht proberen te onderhandelen. Bijvoorbeeld door aan te geven dat hij voortaan wel goed zijn best zal doen. In dat geval is het belangrijk om voet bij stuk te houden, want jij hebt dit besluit eerder genomen op basis van duidelijke argumenten. Geef aan dat de beslissing vaststaat en herhaal de argumenten eventueel als dat nodig is.”

Dit geldt zeker zo als je begrip hebt getoond voor de werknemer. Je moet nooit de beslissing rechtvaardigen. Het blijven herhalen van de argumenten en reden is hier de beste tactiek.

  1. Bied perspectief voor de toekomst

“Het ontslag is voor de werknemer uiteindelijk een nieuw begin. Hoewel de werknemer dit wellicht niet meteen zal beseffen, kun je wel alvast perspectief bieden voor de toekomst. Je kunt bijvoorbeeld verwijzen naar een sociaal plan als dat van toepassing is. Daarin is vaak loopbaanbegeleiding opgenomen, waarmee de werknemer zo snel mogelijk kan doorstromen naar ander werk.”

Perspectief bieden is wellicht een verkeerde woordkeuze. Wel is het raadzaam om nazorg te bieden. In de theorie wordt dit de vijfde fase van het ontslaggesprek genoemd.

Dit waren de 7 tips met mijn visie hierop. Ik ben benieuwd hoe jij naar het ontslaggesprek kijkt. Het originele artikel vind je hier.